Titolario per la classificazione di un archivio di famiglia

Il titolario

Il titolario è un prospetto di partizioni astratte e gerarchicamente ordinate. In archivistica il titolario è, quindi, un quadro di classificazione costituito da categorie articolate in classi e sottoclassi.
Esso serve per individuare in quale categoria e, all'interno della categoria, in quale classe o sottoclasse si trova il fascicolo nel quale deve essere collocato il documento da archiviare, che si troverà così unito ai documenti aventi lo stesso oggetto.

Il titolario per la classificazione di un archivio di famiglia

In un archivio di famiglia le partizioni (categorie, classi e sottoclassi) di un titolario sono formate sulla base delle attività alle quali si riconducono i documenti raccolti (lavori, comunicazione, sport, educazione, ecc.). Le attività che comportano una produzione documentaria sono, in maniera maggiore o minore, diverse per ogni singola famiglia.

Categorie

Vi sono senza dubbio un primo tipo di categorie che genericamente nel titolo rimangono le stesse per la maggior parte delle famiglie: "Amministrazione", "Fonti energetiche e comunicazioni", "Banca", "Casa", "Lavoro", "Automobile", "Sanità". Un secondo tipo di categorie, invece, variano da famiglia a famiglia in rapporto alle diverse situazioni, non sono prevedibili e vengono determinate dall'attività particolare di ogni famiglia; alcuni esempi di questo tipo possono essere: "Figlio(a)", "Viaggi e soggiorni", "Barca a vela", "Motocicletta", "Croce Rossa Italiana", "Banda musicale", "Attività di volontariato", "Associazione degli industriali", ecc.. Ve ne sono molte, molte altre.
Nella creazione di un titolario all'insieme delle predette categorie (ossia quelle del primo tipo più quelle del secondo) è sempre utile, se non addirittura indispensabile, aggiungerne una di carattere generico solitamente denominata "Miscellanea" o "Varie", nella quale riportare la documentazione che non trova collocazione nelle categorie previste.

Classi e sottoclassi

Per la logica impostazione dell'impianto che deve dare ordine all'archivio, le categorie possono essere divise in classi e a loro volta queste ultime possono essere suddivise in sottoclassi.
Un esempio è la categoria "Banca"; le classi formate all'interno della categoria "Banca" sono almeno due: "Corrispondenza" e "Resoconti", le sottoclassi della classe "Resoconti" possono essere "Estratti conto", "Conti scalare" e quant'altro. Se per ipotesi giungessero gli estratti conto da più di una banca dovremmo avere un fascicolo diverso per ognuna di esse.
Classi e sottoclassi non sempre sono prefigurabili. In ulteriori categorie, come "Sanità", che comprende esami clinici, ricevute, prescrizioni mediche, ecc., oppure "Miscellanea", di norma non si possono prevedere a priori quali siano le relative classi e sottoclassi che si formeranno; potrebbe non esserci alcuna classe o sottoclasse se la mole di documenti che si raccolgono è insufficente per formarne una, sia come frequenza nell'arrivo in archivio di un tipo di atto, sia come omogeneità nel ripetersi della presenza dello stesso tipo di atto.
Per le stesse ragioni che inducono ad aggiungere alle varie categorie una più generica "Miscellanea", anche all'interno di alcune categorie può essere utile istituire una classe denominata "Miscellanea" o "Varie" nella quale farvi arrivare quella documentazione che non trova collocazione in una delle classi predisposte.

Conclusioni

Il titolario è, quindi, diverso per ogni famiglia e laddove le categorie o le loro partizioni non siano sufficienti o non rispondano alle esigenze di reperimento o conservazione, possono essere fatte nuove aggiunte di categorie, classi e sottoclassi od opportuni cambiamenti.
Da ultimo è appropriato suggerire di usare per le varie voci di un titolario dei termini generici il più possibile significativi. Ad esempio per quietanze, ricevute, cedole, scontrini, ecc. potrebbe andare bene un'unica voce come "Ricevute".