Lo scarto della documentazione d'archivio

Lo scarto nell'archivio di famiglia

Lo scarto, essendo il momento nel quale si decide quello che rimane nell'archivio e quello che, viceversa, va eliminato, incide significativamente sulla quantità e qualità del materiale conservato nell'archivio. L'esigenza di conservare, anche in modo disordinato, i vari tipi di materiale documentario, può essere soggetta e derivare da svariati fattori: consuetudine, buona amministrazione, sensibilità personale, spazi a disposizione, trascuratezza, ecc. In una prospettiva più disciplinata, la realizzazione di un sistema di scarto ragionato deve tener conto dei molteplici aspetti correlati che esso implica e, senza perdere di vista il fatto che nel tempo si assiste ad una trasformazione dei motivi che inducono a mantenere la documentazione nell'archivio, deve soprattutto considerare l'ambito nel quale lo scarto opera: sfera giuridico-amministrativa, valori storico-culturali, valenze psico-affettive, e altro.
Negli archivi delle strutture amministrative lo scarto avviene in un momento successivo all'archiviazione. La struttura protocolla, classifica, archivia tutti gli atti documentali che arrivano ai suoi uffici e, per converso, alla stessa maniera si comporta con le minute della documentazione che invia. Secondo le regole di dottrina archivistica ogni ufficio dovrebbe avere un particolare prospetto (il cosiddetto massimario di scarto) che stabilisce razionalmente la durata di validità dei registri e della documentazione. Il previsto periodo di conservazione dei documenti varia da pochi anni, per la maggior parte delle tipologie, fino ad un numero illimitato di anni come ad esempio per i registri di protocollo o i verbali di un consiglio di amministrazione. Regolarmente la documentazione che ha acquisito le condizioni richieste, ossia quella che appartenendo a determinate tipologie ha trascorso il previsto numero di anni per cui non ha più un valore né amministrativo (in genere dopo 10 anni) né storico-culturale (in genere dopo 40 anni), è portata al macero.
Al contrario di quanto succede in un generico ufficio, nell'archivio di famiglia innanzi tutto viene tenuta quella documentazione che spontaneamente si è valutato di non sottoporre ad uno scarto immediato appena ricevuta o tutt'al più dopo un breve periodo di conservazione. In altre parole, la documentazione immessa in un archivio di famiglia normalmente ha affrontato una fase dello scarto prima ancora di entrarvi a far parte. Successivamente all'archiviazione possono ancora essere via via operati degli scarti senza un limite preciso, finanche all'esaurimento dell'archivio familiare.
Ogni documento ha un periodo di vita che, in relazione ad un particolare ambito organizzato, può variare da un tempo molto limitato fino ad un tempo illimitato. Un certificato di garanzia valido per un anno non necessita, ai fini di un rimborso, di un periodo di conservazione superiore a quell'anno; un certificato di nascita è valido fintanto che la persona che lo ha richiesto è in vita; l'atto di certificazione di un diritto di proprietà ha una validità temporale illimitata; nell'ordinamento italiano il periodo di conservazione previsto per le ricevute di pagamento delle bollette relative all'erogazione di servizi è di cinque anni; i procedimenti giudiziari, ove l'esibizione documentale è di fondamentale importanza, offrono una casistica amplissima e diversificata nei tempi delle azioni legali, e così via.
Una regolare procedura di scarto per un archivio di famiglia non è prefigurabile. Costruire un prospetto esaustivo (sul tipo del massimario di scarto) che stabilisca il periodo di validità degli atti di un archivio di famiglia è praticamente irragionevole e se comunque lo si volesse realizzare sarebbe anche inopportuno qualora, come si sarebbe obbligati a fare, fossero considerati solo i termini di conservazione previsti per le finalità dell'ordinamento pubblico vigente.
Superato ogni tipo di eliminazione documentale irrazionale, l'atteggiamento che dovrebbe guidare il momento delicato dello smaltimento delle carte di un archivio familiare, deriva dalla manifestazione di una volontà, unita al conseguimento di un obiettivo prefissato, da parte di chi detiene l'archivio.