Ciò che forma l'archivio sono i documenti, i documenti generalmente formano i fascicoli.
I fascicoli che si formano in un archivio di famiglia sono in continuo aggiornamento per un periodo che è indeterminabile.
I fascicoli vanno sempre chiusi a scadenze opportune che solitamente coincidono con la fine di una determinata attività produttiva di documentazione: per esempio il fascicolo dei rapporti con una banca è chiuso definitivamente dopo la cessazione del rapporto con la stessa, alla fine di un incarico professionale va chiuso il relativo fascicolo, oppure alla vendita della propria automobile va chiuso il fascicolo intestato ad essa.
Quando un fascicolo dell'archivio familiare è chiuso, sul suo dorso, se non è già stato fatto almeno in parte, si scrive il nome della categoria alla quale il fascicolo appartiene, con gli estremi cronologici generici, ossia l'indicazione dell'anno del primo documento, il più vecchio, e dell'ultimo documento, il più recente, raccolti in quel fascicolo.
Dopo la chiusura, i fascicoli, vanno tenuti separati dall'archivio in corso e raggruppati secondo l'ordine prospettato dal titolario.
L'archivio nel suo insieme è così fisicamente diviso in due parti: una più recente ed una più antica.
In alternativa o in casi eccezionali dove il materiale documentario che si va raccogliendo è notevole, si pensi ad esempio all'archivio di un uomo politico, si potrebbe adottare un procedimento diverso per i fascicoli che si vanno formando e via via chiudendo nel tempo, separando annualmente i documenti dell'anno trascorso, conservando la parte dell'ultimo anno che è passato unita alla documentazione degli anni precedenti e conservando l'ordine, anno per anno, secondo lo schema del titolario.
L'archivio aggregato
L'archivio familiare che avesse accolto il materiale documentario costituente, in tutto o in parte, l'archivio di un'altra famiglia, avrebbe quello che viene tecnicamente denominato un archivio aggregato o riunito. Gli archivi aggregati di valore più significativo sono in genere rappresentativi di un patrimonio trasmesso per eredità e del quale ne costituiscono il mezzo di corredo.
Inoltre un archivio di famiglia può comprendere anche documentazione che momentaneamente si è formata ed è servita come archivio separato. Tale eventuale ulteriore documentazione può essere generata o acquisita in vari modi, ha una provenienza imprevedibile, potrebbe formarsi in modo inatteso o riflettere varie circostanze: una seconda casa usata per le vacanze, un lungo soggiorno all'estero, un figlio, e molto altro ancora.
L'archivio di famiglia, tuttavia, rimane l'unico archivio.
Nel caso di una seconda casa potrebbero essere fatti dei fascicoli e sottofascicoli analoghi a quelli dell'archivio di famiglia per le categorie come "Fonti energetiche e comunicazioni", "Banche", "Casa", ma non verrebbero fatte nuove categorie come "Amministrazione", "Lavoro", "Automobile", "Viaggi" e "Sanità". In occasione di un lungo soggiorno all'estero, se esso implicasse, come conseguenza, un'abitazione, un lavoro, l'automobile ecc., la documentazione si strutturerebbe in un archivio indipendente, da costruire sempre con la massima discrezionalità; un caso simile al precedente potrebbe realizzarsi anche per un figlio, per il periodo che vive nell'ambito della famiglia dopo il conseguimento della maggiore età.
La serie in un archivio familiare è una raccolta di documenti con caratteristiche uniformi e comuni.
Nella maggior parte degli archivi di famiglia è utile, a fini pratici, raggruppare assieme un determinato tipo di documentazione come garanzie, istruzioni per l'uso e tessere, al fine di formare una serie speciale. La serie speciale è fisicamente collocata fuori dall'archivio ordinato secondo il titolario, quandanche l'oggetto al quale essa fa riferimento sia presente in una categoria o classe specifica (come potrebbe essere "Automobile", "Casa", ecc.). Quindi anche se le varie istruzioni per l'uso, garanzie e tutto ciò che si ritiene utile collocare in una serie speciale potrebbe concettualmente appartenere ad una categoria dell'archivio, per una migliore funzionalità la serie speciale è separata dall'archivio e tenuta con un criterio di classificazione, o più semplicemente di ordine, diverso.
Della medesima tipologia di materiale si può avere più d'una serie a seconda delle opportunità (ad es. una serie "Carteggio" per ognuno dei coniugi).
Tutto ciò, va ribadito, è reso opportuno per una maggiore funzionalità nel reperimento e nell'uso della documentazione.
Vi sono inoltre tipologie di materiali, come fotografie, lettere personali, cartografia ecc., che a tutti gli effetti sono parte dell'archivio ma, a differenza delle serie speciali, che sono tenute separate per un uso pratico, queste per la loro stessa natura o per i propri caratteri estrinseci, non trovano una diretta e coerente collocazione in un titolario e perciò richiedono un'attenzione particolare. Questo materiale è utile conservarlo in appositi raccoglitori, teche, scatole ed album, suddividendolo per contenuti, materia trattata, caratteri estrinseci e tipi di supporto.
Da notare che non fanno parte dell'archivio di famiglia in senso stretto libri, giornali, riviste e raccolte, perché queste costituiscono eventualmente il contenuto di una biblioteca o di una collezione.
Possibili serie speciali
Documenti d'identità e tessere
Carteggio
Cartoline
Istruzioni per l'uso
Garanzie
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