Funzionamento del titolario di un archivio di famiglia

Come funziona il titolario

Le categorie individuate nel titolario consentono di raggruppare sotto una stessa definizione un insieme di documenti che presentano fin dall'origine caratteristiche concettuali di provenienza che sono comuni a tutti gli stessi documenti.
Un documento va inserito, quindi conservato, nella categoria della quale fa parte e che gli è pertinente ("Banca", "Viaggi e soggiorni", ecc.). Nell'ambito della categoria dovrà essere inserito all'interno di una sua partizione (classe e sottoclasse) quando essa è presente. Il documento andrà fisicamente collocato nel fascicolo concernente l'affare dal quale scaturisce o al quale fa riferimento. Se uno, o più documenti dello stesso oggetto, non trovano collocazione all'interno di una categoria specifica vanno inseriti nella generica categoria "Miscellanea". Per i documenti che sono collocati nella categoria "Miscellanea" in certi casi può essere utile segnalare con una "nota archivistica" a chi era indirizzato l'atto, o perché e da chi è stato depositato in archivio.
Il fascicolo non deve essere confuso con la categoria; nonostante possano coincidere queste sono due realtà diverse e distinte; una famiglia con due automobili avrà in archivio un'unica categoria ("Automobile") e due fascicoli per i rispettivi mezzi di trasporto.

Alcuni esempi sul funzionamento del titolario

• Un certificato semestrale scaduto di assicurazione della macchina andrà conservato nella categoria "Automobile" e nella classe "Assicurazione".

• Una lettera dell'azienda telefonica andrà conservata nella categoria "Fonti energetiche e comunicazioni", nella classe "Telefono" e nella sottoclasse "Comunicazioni").

• Se l'appartenenza ad una società sportiva genera una documentazione (comunicazioni, programmi, trasferte, impegni vari, ecc.) che si ritiene di conservare per un periodo limitato oppure per sempre, andrà fatta per la società sportiva alla quale si è iscritti, o più genericamente per lo sport che esprime, una categoria specifica intestata a quella attività. Certamente non tutte le famiglie avranno un componente iscritto ad una società sportiva e chi comunque svolgesse uno sport agonistico, qualora avesse una documentazione occasionale relativa alla sua attività, potrebbe inserirla nella categoria "Miscellanea".

• Nel caso i depositi bancari di famiglia fossero più d'uno e in istituti bancari diversi, andrebbe fatta corrispondere una categoria per ogni banca, con classi e sottoclassi che sono uguali solo laddove si verificano le medesime condizioni di deposito. Diversamente se le condizioni di deposito sono differenti in alcune o in ognuna delle banche, anche le categorie corrispondenti per ogni singola banca andrebbero adeguate, con l'aggiunta o la modifica di classi e sottoclassi (per una banca si potrebbe avere il rendiconto di una carta di credito, mentre per un'altra no).

• La lettera di convocazione di una assemblea condominiale va conservata in un fascicolo contenente tutte le lettere di convocazione, che si trova nella sottoclasse "Convocazioni" (un'altra sottoclasse potrebbe essere "Verbali di assemblea"), della classe "Assemblee di condominio", della categoria "Casa".

• Quattro sorelle sono proprietarie, uno per ciascuna, di quattro appartamenti che compongono un palazzo; una di esse, d'accordo con le altre, si fa del tutto carico dell'amministrazione del palazzo.
  Le quattro sorelle nei rispettivi archivi dovrebbero avere una categoria denominata verosimilmente "Appartamento ...", con riferimento all'appartamento posseduto nel palazzo, per cui, sia che un appartamento venga dato in locazione sia che rimanga per uso proprio, all'interno della categoria dovrebbero formarsi uno o più fascicoli aventi come unico oggetto il bene di proprietà.
  La documentazione della sorella che si occupa dell'amministrazione condominiale e che quindi è prodotta da quella attività, va gestita in modo completamente autonomo rispetto alla documentazione derivante dall'appartamento che la stessa sorella possiede nel palazzo. Quest'ultima, oltre alla categoria "Appartamento ...", nel suo archivio dovrebbe avere anche una categoria "Palazzo ...", con le suddivisioni che ritiene più opportune, nella quale raccogliere gli atti ed il materiale documentario risultanti dall'attività di amministrazione.

• Proseguendo l'esempio fatto al punto precedente, nel caso in cui per un periodo limitato di tempo l'attività di amministrazione del palazzo fosse tenuta da un'altra delle sorelle, al ritorno dell'usuale amministratrice chi l'ha sostituita dovrebbe passarle tutta la documentazione che ha avuto modo di raccogliere (se non la cedesse e la mantenesse nel proprio archivio anderebbe collocata nella categoria "Miscellanea").

• La comunicazione di invito, da parte di una casa editrice, al rinnovo dell'abbonamento ad un suo periodico, a meno che quel periodico non faccia scaturire una categoria intestata ad esso, va riposta nella categoria "Miscellanea".
  In questo caso può essere utile apporre la cosiddetta "notazione archivistica": poche parole manoscritte, solitamente in testa al documento, che indicano se l'abbonamento è stato rinnovato oppure interrotto ed eventualmente anche far comprendere il perché di una decisione o chi ne è il fautore.

• Un soggetto che abbia una documentazione creatasi conseguentemente al ricevimento di una ricompensa guadagnata nel campo professionale (medaglia, decorazione, premio, ecc.), l'archivia nella categoria "Lavoro". Nel caso di un soggetto che ottenga un'onorificenza pubblica (titolo cavalleresco, carica, ecc.), il relativo fascicolo va archiviato nella categoria "Amministrazione", creando una classe specifica "Onorificenze".