Il materiale documentario è costituito in massima parte da elementi igroscopici che tendono ad entrare in equilibrio con l'ambiente, cedendo o, viceversa, assorbendo umidità. L'umidità è l'acqua presente nell'aria sotto forma di gas.
Le variazioni di temperatura e di umidità portano a modifiche chimiche e strutturali che possono essere causa di alterazioni morfologiche del materiale e favoriscono lo sviluppo di microrganismi.
Il ristagno dell'aria, unito all'alta temperatura e all'umidità, è anch'esso causa del diffondersi della flora batterica.
La luce è energia che viene riflessa e assorbita dal materiale sul quale incide. Nell'assorbimento della luce sono innescate delle reazioni chimiche che trasformano le materie costitutive dell'oggetto interessato e comportano un ingiallimento dei supporti, la decolorazione degli inchiostri e dei pigmenti, la rottura delle fibre.
L'inquinamento dell'aria e la polvere sono terreno di coltura per microrganismi e innesco di azioni abrasive e chimiche.
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Prevenzione e conservazione
Tutta la materia che fisicamente forma un archivio, nel tempo subisce un decadimento. I materiali in questione hanno delle proprietà chimiche e fisiche che determinano i modi e i tempi del loro inevitabile degrado, tuttavia le condizioni nelle quali essi sono conservati possono favorire o meno il loro mantenimento negli anni.
Un'ottimale conservazione del materiale archivistico deve prendere in considerazione i parametri ambientali (temperatura, umidità, luce naturale e artificiale, ventilazione) riferiti al microclima interno dei locali ed i fattori climatici esterni (escursioni termiche stagionali ed annuali, stati atmosferici, inquinamento), inoltre deve riferirsi alle condizioni dell'ambiente adibito ad archivio ed esaminare l'uso dei materiali idonei allo scopo.
La conservazione va agevolata mantenendo i parametri ambientali entro certi valori.
In senso generale una valutazione su questi parametri non può prescindere dal prendere in considerazione le condizioni del tipo di clima variamente dipendente dalla posizione geografica, e se del caso anche il grado di inquinamento atmosferico, sia di tipo parcellare che gassoso.
In senso particolare i parametri ambientali si riferiscono ai locali di conservazione per quanto riguarda il microclima interno, la ventilazione e l'irragiamento della luce naturale ed artificiale.
L'integrità della struttura ambientale è condizione primaria nell'individuare il sito dove conservare l'archivio. Il locale per l'archivio necessita di essere pulito, senza polvere, ventilato e con delle quote stabili nei livelli di umidità e temperatura, i valori di temperatura devono essere compresi tra 15C° e 20C°, quelli di umidità relativa tra 45% e 60%, mentre è indispensabile attuare un'efficace protezione contro l'esposizione alla luce sia naturale che artificiale.
Sono da evitare le aree adiacenti a condutture d'acqua, fonti di calore, cibo ed anche zone contigue alle mura esterne se queste ultime internamente sono soggette a variazioni di temperatura e umidità. Le stesse condizioni valgono pure per il materiale non cartaceo.
La zona dov'è sistemato l'archivio va ispezionata regolarmente con controlli periodici dei locali e dei documenti.
I contenitori, le cartelle e tutti gli articoli adibiti alla conservazione dovrebbero essere costruiti con materiali idonei per l'archiviazione che siano al riparo dal degrado chimico e dai danni causati da elementi esterni quali umidità, polvere, luce naturale ed artificiale e organismi biologici.
La carta migliore da adoperare per l'archivio, e con la quale anche salvaguardare la documentazione, è la carta "non acida", come anche stabili e appropriati devono essere tessuti, cartoni e plastiche, se adoperati per conservarvi dell'archivio. Per la conservazione è da usare carta di buona qualità; è importante evitare di impiegare carta contenente lignina come i fogli di giornale, la carta da pacco o le buste di colore bruno.
Nei climi umidi la plastica contribuisce in modo determinante a mantenere alto il tasso di umidità nei contenitori fino a rischiare il formarsi di condensa nel loro interno.
Una volta che i documenti sono accomodati per la conservazione andrebbero collocati in apposite scatole e negli appropriati contenitori per mappe, diplomi, progetti ecc.
Non usare colle o graffette che arruginiscono per unire più carte. In commercio si trovano cambrette e graffette che nel tempo non fanno ruggine. Non usare nastro adesivo per improvvisate riparazioni. Non diffondere spray, detersivi e insetticidi a contatto con la documentazione.
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