Terminologia archivistica

Album
Quaderno o libro per raccogliere materiale di vario genere.

Allegato
Un documento, un appunto, una fotografia, un quaderno o altro ancora, che serve per fornire un'integrazione di notizie o che è utile alla memoria storica.

Annotazione
v. Nota archivistica

Archiviazione
Collocazione del materiale documentario (cfr. documento) nell'archivio.

Archivio
1. Raccolta di documenti destinati alla conservazione.
2. Locale adibito per la conservazione dell'archivio.

Archivio di famiglia
Complesso di documenti prodotti dalla vita familiare, che costituiscono una raccolta privata. La famiglia in questo contesto è intesa come nucleo sociale composto da genitori e figli.

Atto
Manifestazione scritta che è dimostrazione di una volontà (cfr. documento).

Carteggio
Insieme delle lettere inviate e/o ricevute da una persona. Sinonimo di epistolario.

Cartella
Custodia di carta, cartoncino o plastica, con o senza risvolti. Alcuni tipi di cartelle usano un sistema a molla per tenere fermi o agganciati i fogli di carta, può avere una custodia protettiva e, sul dorso, un foro di estrazione; si trova anche nella versione sospesa per la quale necessita di appositi supporti (classificatori). Si usa comunemente per delle carte sciolte o per fascicoli (cfr.).

cartella senza risvolti		cartella con risvolti		cartella sospesa

Cartellina
v. Cartella

Categoria
Primo elemento della partizione del titolario (cfr.) per la classificazione che raggruppa la documentazione appartenente ad uno stesso generico e costante oggetto principale. Può essere suddivisa in sottocategorie (cfr. classe), con eventuali ulteriori partizioni all'interno di queste. Sinonimo di titolo.

Classe
Termine usato per indicare la sottocategoria di un titolario (cfr.) per la classificazione. Il vocabolo può valere come equivalente di categoria.

Classificatore
v. Raccoglitore

Classificazione
Logica suddivisione della documentazione fatta sulla base del titolario (cfr.).

Collezione
Raccolta ordinata di oggetti della medesima specie.

Copia
Riproduzione di un documento. Può avere (copia autentica) o meno (copia semplice) un valore giuridico.

Data
Indicazione del luogo (datazione topica) e del tempo (datazione cronologica).

Destinatario
Il soggetto a cui è diretto qualcosa che si spedisce.

Documento
Qualsiasi mezzo, soprattutto grafico, utile a dimostrare, comprovare o dare informazioni.

Epistolario
v. Carteggio

Faldone
Unità di conservazione che racchiude documenti sciolti, sottofascicoli e fascicoli, generalmente raggruppati in cartelle (cfr.).
Il tipo di faldone più semplice è realizzato con un unico pezzo di cartone che compone le due facce laterali (piatti) e il dorso; la chiusura è permessa da lacci posti sui tre lati aperti. Altri modelli hanno dei risvolti che rinchiudono tutti i lati e sono serrati da bottoni a pressione o usano particolari tecniche ad incastro per il fissaggio dei risvolti.
E' detto anche cartella.

faldone con chiusura a lacci		faldone con chiusura a bottoni

Fascicolo
Insieme di documenti relativi ad una pratica determinata.

Mezzo di corredo
Elenco, indice, rubrica, ecc. realizzato per la gestione di un archivio o per il reperimento della documentazione.

Miscellanea
Complesso di documentazione eterogenea e riguardante vari argomenti.

Nota archivistica
Appunto, nota scritta, osservazione apposta su un documento da archiviare.

Oggetto
Argomento trattato nel documento ovvero l'affare cui si riferiscono i documenti inseriti in un fascicolo.

Ordinare
Dare ordine con metodo (cronologico, alfabetico, per materie, alfanumerico, ecc.) alla documentazione.

Raccoglitore
Unità di conservazione che spesso contiene un sistema a molla per tenere fermi i fogli di carta. A volte il raccoglitore è contenuto in una scatola protettiva e sul dorso può avere un foro di estrazione.

Raccolta
Insieme di cose omogenee radunate con una certa cura.

Scatola
Contenitore di cartone, di varie caratteristiche, utile per archiviare documenti che si consultano di rado.

scatola

Serie
Raccolta dei documenti secondo l'oggetto che trattano (es. Garanzie) o secondo la loro natura (es. Tessere).

Sottocategoria
v. Categoria

Sottofascicolo
Suddivisione interna del fascicolo.

Titolario
Schema ideale e pratico riportante ciascuna categoria (cfr.) e le relative suddivisioni (v. Classe; v. Sottoclasse).

Titolo
Equivalente di Categoria.

Vincolo archivistico
Il legame, logico o formale, che unisce uno o più documenti in un archivio.

Nota alla terminologia archivistica

Nel glossario non compare tutta la vasta gamma della terminologia archivistica, ma solo una parte formata da quei lemmi che sono ritenuti utili per la definizione e la gestione di un archivio familiare contemporaneo.
Per alcuni termini come fascicolo, faldone, cartella, e altri, vi è una mescolanza di significati tra l'uso comune e l'uso professionale, o anche si riscontrano differenti significati a seconda delle aree geografiche dove sono in uso o si rilevano delle diversità tra Enti, Istituti e strutture amministrative.
In ogni caso si è scelto di dare delle accezioni che siano notevolmente sintetiche, correndo consapevolmente il rischio che, qualora fossero fruite in modo eccessivamente rigido e acritico, potrebbero perfino essere misconosciute tra loro.

Abbreviazioni

cfr.		(confronta)		Indica un rinvio ad un termine analogo.
v.		(vedi)		Indica il rimando ad altro termine equivalente e sostitutivo.

Esempio di archiviazione

Archiviare, in senso pratico, significa innanzi tutto fare una valutazione ai fini di una scelta.
Nel caso che prendiamo in esame, ossia l'archiviazione della documentazione relativa ad un PC di casa collegato ad Internet, si tratta di decidere quale scelta di archiviazione fare fra tre possibilità che abbiamo a disposizione e che analizziamo di seguito.

1.		Archiviare tutta la documentazione nelle categorie preesistenti (archiviare il materiale documentario riguardante il PC nella classe "Varie" che compone la categoria "Casa" e nella categoria "Miscellanea", scorporando il materiale concernente la connessione ad internet ed inserendolo nella classe intitolata "Telefono" aperta nella categoria "Fonti energetiche e comunicazioni"). Inserire le garanzie e le istruzioni per l'uso nelle corrispondenti serie speciali, rispettivamente "Garanzie" per le prime e "Istruzioni per l'uso" per le seconde.
2.		Archiviare una parte della documentazione in una nuova categoria ed un'altra parte in una categoria preesistente (creare una nuova categoria per il PC denominata "PC" con sottoclassi "Proprietà", "Installazioni", "Manutenzione", "Licenze" per il materiale documentario riguardante il PC, e inserire la documentazione che interessa l'accesso ad Internet nella categoria "Fonti energetiche e comunicazioni", nella classe "Telefono" e sottoclasse "Internet"). Inserire le garanzie e le istruzioni per l'uso nelle corrispondenti serie speciali, rispettivamente "Garanzie" per le prime e "Istruzioni per l'uso" per le seconde.
3.		Archiviare tutta la documentazione in una nuova categoria "PC - Internet" costruita con le relative partizioni. Inserire le garanzie e le istruzioni per l'uso nelle corrispondenti serie speciali, rispettivamente "Garanzie" per le prime e "Istruzioni per l'uso" per le seconde.

Prima possibilità

Archiviare la documentazione relativa al PC e all'accesso ad Internet nelle categorie e classi esistenti.

Attività	Tipologie documentarie	CATEGORIA	CLASSE	SOTTOCLASSE
Acquisto del PC	Preventivo	Miscellanea
	Ricevute dell'acquisto	Casa	Varie
	Garanzie	Serie speciale "Garanzie"
	Licenze d'uso	Miscellanea
Documentazione del PC	Istruzioni per l'uso	Serie speciale "Istruzioni per l'uso"
	Manuali dei software	in biblioteca
	CD ROM d'installazione	con gli altri CD ROM
Eventuali riparazioni	Ricevute o fatture	Casa	Varie
Acquisto di hardware, accessori, software	Ricevute o fatture	Casa	Varie
	Garanzie	Serie speciale "Garanzie"
	Licenze d'uso	Miscellanea
	Istruzioni per l'uso	Serie speciale "Istruzioni per l'uso"
	Manuali dei software	in biblioteca
	CD ROM d'installazione	con gli altri CD ROM
Accesso ad Internet	Contratto di connessione	Fonti energetiche e comunicazioni	Telefono	Internet
	CD ROM d'installazione	con gli altri CD ROM

Seconda possibilità

Archiviare la documentazione relativa al PC in una nuova categoria dal titolo "PC", suddivisa nelle classi "Proprietà", "Manutenzione", "Licenze", e la documentazione relativa all'accesso ad Internet in una categoria preesistente.

Attività	Tipologie documentarie	CATEGORIA	CLASSE	SOTTOCLASSE
Acquisto del PC	Preventivo	PC	Proprietà
	Ricevute dell'acquisto	PC	Proprietà
	Garanzie	Serie speciale "Garanzie"
	Licenze d'uso	PC	Licenze
Documentazione del PC	Istruzioni per l'uso	Serie speciale "Istruzioni per l'uso"
	Manuali dei software	in biblioteca
	CD ROM d'installazione	con gli altri CD ROM
Eventuali riparazioni	Ricevute o fatture	PC	Manutenzione
Acquisto di hardware, accessori, software	Ricevute o fatture	PC	Proprietà
	Garanzie	Serie speciale "Garanzie"
	Licenze d'uso	PC	Licenze
	Istruzioni per l'uso	Serie speciale "Istruzioni per l'uso"
	Manuali dei software	in biblioteca
	CD ROM d'installazione	con gli altri CD ROM
Accesso ad Internet	Contratto di connessione	Fonti energetiche e comunicazioni	Telefono	Internet
	CD ROM d'installazione	con gli altri CD ROM

Terza possibilità

Archiviare tutta la documentazione riguardante il PC e la connessione ad Internet in una nuova categoria dal titolo "PC-Internet", suddivisa nelle classi "Proprietà", "Manutenzione", "Licenze", "Internet".

Attività	Tipologie documentarie	CATEGORIA	CLASSE	SOTTOCLASSE
Acquisto del PC	Preventivo	PC-Internet	Proprietà
	Ricevute dell'acquisto	PC-Internet	Proprietà
	Garanzie	Serie speciale "Garanzie"
	Licenze d'uso	PC-Internet	Licenze
Documentazione del PC	Istruzioni per l'uso	Serie speciale "Istruzioni per l'uso"
	Manuali dei software	in biblioteca
	CD ROM d'installazione	con gli altri CD ROM
Eventuali riparazioni	Ricevute o fatture	PC-Internet	Manutenzione
Acquisto di hardware, accessori, software	Ricevute o fatture	PC-Internet	Proprietà
	Garanzie	Serie speciale "Garanzie"
	Licenze d'uso	PC-Internet	Licenze
	Istruzioni per l'uso	Serie speciale "Istruzioni per l'uso"
	Manuali dei software	in biblioteca
	CD ROM d'installazione	con gli altri CD ROM
Accesso ad Internet	Contratto di connessione	PC-Internet	Internet
	CD ROM d'installazione	con gli altri CD ROM

Rappresentazione grafica

Rappresentazione di un piccolo archivio di famiglia formato
e ordinato secondo un titolario per la classificazione

Conservazione dell'archivio di famiglia

Fattori di deterioramento e danneggiamento

Il materiale documentario è costituito in massima parte da elementi igroscopici che tendono ad entrare in equilibrio con l'ambiente, cedendo o, viceversa, assorbendo umidità. L'umidità è l'acqua presente nell'aria sotto forma di gas.
Le variazioni di temperatura e di umidità portano a modifiche chimiche e strutturali che possono essere causa di alterazioni morfologiche del materiale e favoriscono lo sviluppo di microrganismi.
Il ristagno dell'aria, unito all'alta temperatura e all'umidità, è anch'esso causa del diffondersi della flora batterica.
La luce è energia che viene riflessa e assorbita dal materiale sul quale incide. Nell'assorbimento della luce sono innescate delle reazioni chimiche che trasformano le materie costitutive dell'oggetto interessato e comportano un ingiallimento dei supporti, la decolorazione degli inchiostri e dei pigmenti, la rottura delle fibre.
L'inquinamento dell'aria e la polvere sono terreno di coltura per microrganismi e innesco di azioni abrasive e chimiche.

FATTORI DI DETERIORAMENTO E DANNEGGIAMENTO • meccanismi endogeni - degenerazione delle fibre della carta - impurità acide presenti nella carta • inquinamento atmosferico - polvere - particelle minerali e organiche - spore - batteri - sostanze ossidanti - sostanze acide • luce - luce naturale - luce artificiale • variazioni termoigrometriche • microrganismi - funghi - spore - batteri • organismi complessi - insetti - aracnidi - roditori

Prevenzione e conservazione

Tutta la materia che fisicamente forma un archivio, nel tempo subisce un decadimento. I materiali in questione hanno delle proprietà chimiche e fisiche che determinano i modi e i tempi del loro inevitabile degrado, tuttavia le condizioni nelle quali essi sono conservati possono favorire o meno il loro mantenimento negli anni.
Un'ottimale conservazione del materiale archivistico deve prendere in considerazione i parametri ambientali (temperatura, umidità, luce naturale e artificiale, ventilazione) riferiti al microclima interno dei locali ed i fattori climatici esterni (escursioni termiche stagionali ed annuali, stati atmosferici, inquinamento), inoltre deve riferirsi alle condizioni dell'ambiente adibito ad archivio ed esaminare l'uso dei materiali idonei allo scopo.
La conservazione va agevolata mantenendo i parametri ambientali entro certi valori.
In senso generale una valutazione su questi parametri non può prescindere dal prendere in considerazione le condizioni del tipo di clima variamente dipendente dalla posizione geografica, e se del caso anche il grado di inquinamento atmosferico, sia di tipo parcellare che gassoso.
In senso particolare i parametri ambientali si riferiscono ai locali di conservazione per quanto riguarda il microclima interno, la ventilazione e l'irragiamento della luce naturale ed artificiale.
L'integrità della struttura ambientale è condizione primaria nell'individuare il sito dove conservare l'archivio. Il locale per l'archivio necessita di essere pulito, senza polvere, ventilato e con delle quote stabili nei livelli di umidità e temperatura, i valori di temperatura devono essere compresi tra 15C° e 20C°, quelli di umidità relativa tra 45% e 60%, mentre è indispensabile attuare un'efficace protezione contro l'esposizione alla luce sia naturale che artificiale.
Sono da evitare le aree adiacenti a condutture d'acqua, fonti di calore, cibo ed anche zone contigue alle mura esterne se queste ultime internamente sono soggette a variazioni di temperatura e umidità. Le stesse condizioni valgono pure per il materiale non cartaceo.
La zona dov'è sistemato l'archivio va ispezionata regolarmente con controlli periodici dei locali e dei documenti.
I contenitori, le cartelle e tutti gli articoli adibiti alla conservazione dovrebbero essere costruiti con materiali idonei per l'archiviazione che siano al riparo dal degrado chimico e dai danni causati da elementi esterni quali umidità, polvere, luce naturale ed artificiale e organismi biologici.
La carta migliore da adoperare per l'archivio, e con la quale anche salvaguardare la documentazione, è la carta "non acida", come anche stabili e appropriati devono essere tessuti, cartoni e plastiche, se adoperati per conservarvi dell'archivio. Per la conservazione è da usare carta di buona qualità; è importante evitare di impiegare carta contenente lignina come i fogli di giornale, la carta da pacco o le buste di colore bruno.
Nei climi umidi la plastica contribuisce in modo determinante a mantenere alto il tasso di umidità nei contenitori fino a rischiare il formarsi di condensa nel loro interno.
Una volta che i documenti sono accomodati per la conservazione andrebbero collocati in apposite scatole e negli appropriati contenitori per mappe, diplomi, progetti ecc.
Non usare colle o graffette che arruginiscono per unire più carte. In commercio si trovano cambrette e graffette che nel tempo non fanno ruggine. Non usare nastro adesivo per improvvisate riparazioni. Non diffondere spray, detersivi e insetticidi a contatto con la documentazione.

Lo scarto della documentazione d'archivio

Lo scarto nell'archivio di famiglia

Lo scarto, essendo il momento nel quale si decide quello che rimane nell'archivio e quello che, viceversa, va eliminato, incide significativamente sulla quantità e qualità del materiale conservato nell'archivio. L'esigenza di conservare, anche in modo disordinato, i vari tipi di materiale documentario, può essere soggetta e derivare da svariati fattori: consuetudine, buona amministrazione, sensibilità personale, spazi a disposizione, trascuratezza, ecc. In una prospettiva più disciplinata, la realizzazione di un sistema di scarto ragionato deve tener conto dei molteplici aspetti correlati che esso implica e, senza perdere di vista il fatto che nel tempo si assiste ad una trasformazione dei motivi che inducono a mantenere la documentazione nell'archivio, deve soprattutto considerare l'ambito nel quale lo scarto opera: sfera giuridico-amministrativa, valori storico-culturali, valenze psico-affettive, e altro.
Negli archivi delle strutture amministrative lo scarto avviene in un momento successivo all'archiviazione. La struttura protocolla, classifica, archivia tutti gli atti documentali che arrivano ai suoi uffici e, per converso, alla stessa maniera si comporta con le minute della documentazione che invia. Secondo le regole di dottrina archivistica ogni ufficio dovrebbe avere un particolare prospetto (il cosiddetto massimario di scarto) che stabilisce razionalmente la durata di validità dei registri e della documentazione. Il previsto periodo di conservazione dei documenti varia da pochi anni, per la maggior parte delle tipologie, fino ad un numero illimitato di anni come ad esempio per i registri di protocollo o i verbali di un consiglio di amministrazione. Regolarmente la documentazione che ha acquisito le condizioni richieste, ossia quella che appartenendo a determinate tipologie ha trascorso il previsto numero di anni per cui non ha più un valore né amministrativo (in genere dopo 10 anni) né storico-culturale (in genere dopo 40 anni), è portata al macero.
Al contrario di quanto succede in un generico ufficio, nell'archivio di famiglia innanzi tutto viene tenuta quella documentazione che spontaneamente si è valutato di non sottoporre ad uno scarto immediato appena ricevuta o tutt'al più dopo un breve periodo di conservazione. In altre parole, la documentazione immessa in un archivio di famiglia normalmente ha affrontato una fase dello scarto prima ancora di entrarvi a far parte. Successivamente all'archiviazione possono ancora essere via via operati degli scarti senza un limite preciso, finanche all'esaurimento dell'archivio familiare.
Ogni documento ha un periodo di vita che, in relazione ad un particolare ambito organizzato, può variare da un tempo molto limitato fino ad un tempo illimitato. Un certificato di garanzia valido per un anno non necessita, ai fini di un rimborso, di un periodo di conservazione superiore a quell'anno; un certificato di nascita è valido fintanto che la persona che lo ha richiesto è in vita; l'atto di certificazione di un diritto di proprietà ha una validità temporale illimitata; nell'ordinamento italiano il periodo di conservazione previsto per le ricevute di pagamento delle bollette relative all'erogazione di servizi è di cinque anni; i procedimenti giudiziari, ove l'esibizione documentale è di fondamentale importanza, offrono una casistica amplissima e diversificata nei tempi delle azioni legali, e così via.
Una regolare procedura di scarto per un archivio di famiglia non è prefigurabile. Costruire un prospetto esaustivo (sul tipo del massimario di scarto) che stabilisca il periodo di validità degli atti di un archivio di famiglia è praticamente irragionevole e se comunque lo si volesse realizzare sarebbe anche inopportuno qualora, come si sarebbe obbligati a fare, fossero considerati solo i termini di conservazione previsti per le finalità dell'ordinamento pubblico vigente.
Superato ogni tipo di eliminazione documentale irrazionale, l'atteggiamento che dovrebbe guidare il momento delicato dello smaltimento delle carte di un archivio familiare, deriva dalla manifestazione di una volontà, unita al conseguimento di un obiettivo prefissato, da parte di chi detiene l'archivio.

Esempio di schema di un titolario per un archivio di famiglia

CATEGORIA

CLASSE

SOTTOCLASSE

Amministrazione

- Elezioni / Referendum
- Avvisi di carattere pubblico
- Cause civili e penali
- Contravvenzioni
- Tributi

Figlia

- Atti pubblici
- Sanità
- Scuola
- Lavoro
- Circolo (...)
- Viaggi e soggiorni
- Varie

Figlio

- Atti pubblici
- Sanità
- Scuola
- Associazione (...)
- Viaggi e soggiorni
- Varie

Fonti energetiche
e comunicazioni

- Acqua
- Gas
- Elettricità

- Telefono

- Fatture
- Traffico telefonico
- Comunicazioni

- Televisione

Banca

- Resoconti

- Estratti conto
- Conti scalare

- Carta di credito

- Resoconti
- Comunicazioni

- Corrispondenza

Casa

- Proprietà
- Arredamento

- Manutenzione

- Ordinaria
- Straordinaria

- Varie

Lavoro Lei

- Assunzione
- Aspettativa
- Stipendi
- Comunicazioni
- Varie

Lavoro Lui

- Assunzione
- Stipendi
- Circolari
- Varie

Automobile

- Proprietà
- Assicurazione
- Manutenzione
- Parcheggio

Motociclo

- Proprietà
- Assicurazione
- Manutenzione

Viaggi e soggiorni

- Ricevute alberghi e residenze
- Depliants
- Biglietti e ricevute varie
- Varie

Sanità Lei

Sanità Lui

Miscellanea

Funzionamento del titolario di un archivio di famiglia

Come funziona il titolario

Le categorie individuate nel titolario consentono di raggruppare sotto una stessa definizione un insieme di documenti che presentano fin dall'origine caratteristiche concettuali di provenienza che sono comuni a tutti gli stessi documenti.
Un documento va inserito, quindi conservato, nella categoria della quale fa parte e che gli è pertinente ("Banca", "Viaggi e soggiorni", ecc.). Nell'ambito della categoria dovrà essere inserito all'interno di una sua partizione (classe e sottoclasse) quando essa è presente. Il documento andrà fisicamente collocato nel fascicolo concernente l'affare dal quale scaturisce o al quale fa riferimento. Se uno, o più documenti dello stesso oggetto, non trovano collocazione all'interno di una categoria specifica vanno inseriti nella generica categoria "Miscellanea". Per i documenti che sono collocati nella categoria "Miscellanea" in certi casi può essere utile segnalare con una "nota archivistica" a chi era indirizzato l'atto, o perché e da chi è stato depositato in archivio.
Il fascicolo non deve essere confuso con la categoria; nonostante possano coincidere queste sono due realtà diverse e distinte; una famiglia con due automobili avrà in archivio un'unica categoria ("Automobile") e due fascicoli per i rispettivi mezzi di trasporto.

Alcuni esempi sul funzionamento del titolario

• Un certificato semestrale scaduto di assicurazione della macchina andrà conservato nella categoria "Automobile" e nella classe "Assicurazione".

• Una lettera dell'azienda telefonica andrà conservata nella categoria "Fonti energetiche e comunicazioni", nella classe "Telefono" e nella sottoclasse "Comunicazioni").

• Se l'appartenenza ad una società sportiva genera una documentazione (comunicazioni, programmi, trasferte, impegni vari, ecc.) che si ritiene di conservare per un periodo limitato oppure per sempre, andrà fatta per la società sportiva alla quale si è iscritti, o più genericamente per lo sport che esprime, una categoria specifica intestata a quella attività. Certamente non tutte le famiglie avranno un componente iscritto ad una società sportiva e chi comunque svolgesse uno sport agonistico, qualora avesse una documentazione occasionale relativa alla sua attività, potrebbe inserirla nella categoria "Miscellanea".

• Nel caso i depositi bancari di famiglia fossero più d'uno e in istituti bancari diversi, andrebbe fatta corrispondere una categoria per ogni banca, con classi e sottoclassi che sono uguali solo laddove si verificano le medesime condizioni di deposito. Diversamente se le condizioni di deposito sono differenti in alcune o in ognuna delle banche, anche le categorie corrispondenti per ogni singola banca andrebbero adeguate, con l'aggiunta o la modifica di classi e sottoclassi (per una banca si potrebbe avere il rendiconto di una carta di credito, mentre per un'altra no).

• La lettera di convocazione di una assemblea condominiale va conservata in un fascicolo contenente tutte le lettere di convocazione, che si trova nella sottoclasse "Convocazioni" (un'altra sottoclasse potrebbe essere "Verbali di assemblea"), della classe "Assemblee di condominio", della categoria "Casa".

• Quattro sorelle sono proprietarie, uno per ciascuna, di quattro appartamenti che compongono un palazzo; una di esse, d'accordo con le altre, si fa del tutto carico dell'amministrazione del palazzo.
  Le quattro sorelle nei rispettivi archivi dovrebbero avere una categoria denominata verosimilmente "Appartamento ...", con riferimento all'appartamento posseduto nel palazzo, per cui, sia che un appartamento venga dato in locazione sia che rimanga per uso proprio, all'interno della categoria dovrebbero formarsi uno o più fascicoli aventi come unico oggetto il bene di proprietà.
  La documentazione della sorella che si occupa dell'amministrazione condominiale e che quindi è prodotta da quella attività, va gestita in modo completamente autonomo rispetto alla documentazione derivante dall'appartamento che la stessa sorella possiede nel palazzo. Quest'ultima, oltre alla categoria "Appartamento ...", nel suo archivio dovrebbe avere anche una categoria "Palazzo ...", con le suddivisioni che ritiene più opportune, nella quale raccogliere gli atti ed il materiale documentario risultanti dall'attività di amministrazione.

• Proseguendo l'esempio fatto al punto precedente, nel caso in cui per un periodo limitato di tempo l'attività di amministrazione del palazzo fosse tenuta da un'altra delle sorelle, al ritorno dell'usuale amministratrice chi l'ha sostituita dovrebbe passarle tutta la documentazione che ha avuto modo di raccogliere (se non la cedesse e la mantenesse nel proprio archivio anderebbe collocata nella categoria "Miscellanea").

• La comunicazione di invito, da parte di una casa editrice, al rinnovo dell'abbonamento ad un suo periodico, a meno che quel periodico non faccia scaturire una categoria intestata ad esso, va riposta nella categoria "Miscellanea".
  In questo caso può essere utile apporre la cosiddetta "notazione archivistica": poche parole manoscritte, solitamente in testa al documento, che indicano se l'abbonamento è stato rinnovato oppure interrotto ed eventualmente anche far comprendere il perché di una decisione o chi ne è il fautore.

• Un soggetto che abbia una documentazione creatasi conseguentemente al ricevimento di una ricompensa guadagnata nel campo professionale (medaglia, decorazione, premio, ecc.), l'archivia nella categoria "Lavoro". Nel caso di un soggetto che ottenga un'onorificenza pubblica (titolo cavalleresco, carica, ecc.), il relativo fascicolo va archiviato nella categoria "Amministrazione", creando una classe specifica "Onorificenze".